5 Conseils pour optimiser la participation aux réunions virtuelles

Pour beaucoup de gens, les réunions sont considérées comme la bête noire de leur existence. Cependant, ils doivent y faire face dans le monde de l'entreprise. Même si certains préféreraient s'en passer, les réunions demeurent nécessaires, surtout lorsqu'elles sont menées efficacement.
Les réunions nous aident à mieux collaborer. Comme vous le savez sans doute, une grande partie de notre communication est non verbale ; en fait, le langage corporel représente 55 % de notre communication. Ainsi, des éléments tels que les expressions faciales, le langage corporel et les gestuelles permettent à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et d'avancer au même rythme. Dans la plupart des situations, nous devons être dans la même pièce (dans ce cas, des salles virtuelles) pour nous comprendre.

Récemment, les réunions virtuelles sont devenues une partie essentielle du flux de travail. Pour de nombreuses équipes à travers le monde, elles ont été le seul moyen de communication.
Il est généralement difficile de faire en sorte que les gens prêtent attention à ce qu’on dit lors d'une réunion physique, alors ne parlons pas des réunions virtuelles ! Sans parler de la frustration que peut engendrer une longue pause, pour finalement entendre : « Pouvez-vous répéter ce que vous avez dit ? », ce qui signifie presque toujours : « Je suis allé chercher une collation et je ne m'attendais pas à être sollicité. »

Le fait est que, lors des réunions physiques, les gens se sentent obligés de feindre de s'y intéresser. Dans une situation où personne ne peut voir ou entendre l’autre, et ce, pendant toute la session, la participation diminue considérablement. Mais cela n'a pas besoin d'être la norme. Voici ce que vous pouvez faire pour inciter les gens à participer activement à des réunions virtuelles :
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La règle des 60 secondes

L'une des raisons pour lesquelles les réunions virtuelles ennuient les participants est qu'ils ont été conviés pour résoudre un problème qui est abstrait dans leur esprit. Vous devez rectifier cela si vous voulez une participation active tout au long de la réunion. Au cours des premières 60 secondes, faites comprendre aux participants le problème : vous pouvez partager des statistiques surprenantes, voire provocantes, des anecdotes ou des analogies qui dramatisent la situation.

L'objectif est de faire en sorte que chacun dans la réunion comprenne les problèmes ou opportunités avant de tenter de les résoudre ou de les explorer. Cependant, veillez à ce que cela soit le plus bref possible.

La règle de la responsabilité

Lorsque la plupart des gens reçoivent une invitation à une réunion virtuelle, ils ont tendance à adopter inconsciemment le rôle d'observateur. Pour changer cette dynamique, vous devrez créer une expérience de responsabilité partagée dès le début de la réunion. N'adoptez pas l'approche du « J'ai besoin que vous soyez tous impliqués ». Cela fonctionne rarement. Attribuez plutôt à chacun une responsabilité qui garantira leur participation active. La règle suivante expliquera davantage comment concrétiser cela.

La règle de « nulle part où se cacher »

Des études ont démontré que si tout le monde est responsable, personne ne se sent réellement responsable. Pour éviter cela, attribuez des tâches spécifiques aux individus, avec des responsabilités claires, de manière à ce qu’ils aient nulle part où se cacher. Les tâches individuelles peuvent être trop exigeantes pour une seule personne, mais vous pouvez regrouper vos collaborateurs en équipes de deux ou trois (maximum). Ensuite, demandez leur d'effectuer une courte session de brainstorming de 2 minutes, après quoi ils partageront leurs réflexions ou leurs commentaires avec le reste de l’équipe.

La règle du « moins, c'est plus »

Il est préférable de ne pas submerger les participants d'une réunion avec une multitude de diapositives contenant des chiffres, des dates et d'autres éléments, peu importe votre compétence ou passion pour le sujet. Optez pour la plus petite quantité de données nécessaire pour informer et impliquer le groupe, et n'ajoutez aucune diapositive supplémentaire. De plus, lorsqu'il y a plusieurs points à discuter, il est préférable de se concentrer sur l'engagement des participants de la réunion virtuelle plutôt que de vous soucier de couvrir tous les points

La règle des 5 minutes

S’assurer d’une participation active à une réunion virtuelle est une affaire sérieuse ! Le point positif, c'est que, si c'est bien fait, l'engagement devient une responsabilité, entraînant une productivité accrue. Les participants à vos réunions virtuelles se trouvent souvent dans leur espace personnel avec mille et une distractions. Il est essentiel de maintenir leur attention tout au long de la réunion en sollicitant régulièrement leur engagement. Ne laissez jamais plus de 5 minutes s’écouler sans donner au groupe un nouveau « problème » à résoudre, sinon les participants se contenteront du rôle d'observateur, et ce sera ensuite plus compliqué pour les impliquer activement.

Les enjeux sont plus élevés que jamais. L'incertitude est devenue la nouvelle norme. Pour que votre entreprise reste à jour avec ses produits et/ou services, vous devrez vous assurer que tous les membres de votre équipe soient sur la même longueur d'onde et travaillent pour le même objectif : celui d’atteindre une productivité maximale. Pour le moment et dans un avenir proche, vous ne pourrez travailler sans réunions virtuelles.

À vous la parole !